Archiwalia poklasztorne zostały uporządkowane wg obecnie obowiązujących standardów i przepisów. Z materiału powyższego wydzielono dokumenty pergaminowe, papierowe i ułożono je na początku zespołu. Dokumentom nadano porządek chronologiczny. Opis dokumentu ułożono wg następującego porządku.
Opis poprzedza data dokumentu i miejsce jego wystawienia podane w brzmieniu współczesnym i oryginalnym. Po dacie zawarty jest regest, czyli streszczenie dokumentu w języku polskim. Regest ten wymienia z imienia i nazwiska wystawcę i odbiorcę dokumentu. Wystawcami lub odbiorcami mogły być także instytucje, np. klasztor w Lubania, rada miasta Lubania i inne. Regest zawiera także opis czynności jakie dokonały się między nimi i zawierać winien wszystkie osoby uczestniczące w tych okolicznościach, a także miejscowości występujące w dokumencie. Te podawane był w brzmieniu oryginalnym i w brzmieniu obecnym. Miejscowości leżące w granicach obecnej Polski lokalizowane były wg słownika Stanisława Rosponda.[15] Imiona osób funkcjonujące obecnie w naszym języku i imiona chrześcijańskie oddawano w brzmieniu polskim. Pozostawiono w oryginale imiona germańskie lub imiona nie znane w języku polskim.
Opis kończy informacja o języku w jakim spisano dokument i o materiale na jakim go spisano. Zawiera także informacje o zachowanych pieczęciach przy dokumencie. Ważnym momentem było zaznaczenie czy dokument jest oryginałem, czy późniejszą kopią. Jeśli dokument był wydany w formie regestów bądź w pełnej treści podano informacje bibliograficzne. Opis kończy podanie aktualnej sygnatury dokumentu.
Jednostki aktowe ułożono wg grup rzeczowych. Nie jest to układ historyczny archiwum, tzn. taki, jaki obowiązywał w dawnej kancelarii i w archiwum klasztornym. Uniemożliwia to zły stan zachowania jednostek, na których nie przetrwały dawne sygnatury archiwalne. Aktom nadano nowy porządek, o którym wspomniano wyżej. W opisie archiwalnym znajdują się jedynie informacje zawierające podanie języka akt, ilości stron, jeśli jednostka została spaginowana, także informacja o rodzaju zachowanych materiałów, tzn. czy mamy do czynienia z księgą, poszytem aktowym, czy jak w większości akt z materiałami luźnymi. Poważnym zagrożeniem dla akt były wpięte w nie przez archiwistów niemieckich metalowe spinacze, które zostały wyjęte. Akta wyjęto także z metalowych segregatorów. Po kilkudziesięciu latach odkąd akta umieszczono w segregatorach, na skutek ich zardzewienia, stan ich zachowania uległ poważnemu uszkodzeniu.
Wg obowiązujących norm archiwalnych, tytuły jednostek przybrały postać tytułu nadanego na oryginalnej jednostce. Są to więc tytuły niemieckie. O ile nie udało się ustalić tytułu oryginalnego, na skutek jego braku, powstałego na skutek uszkodzenia karty tytułowej lub jej braku, w nawiasach kwadratowych umieszczono tytuł polski.
Opis akt kończy sygnatura. Jest to sygnatura ciągła dla całości zespołu, nie zastosowano odrębnych sygnatur dla części dokumentowej i osobno dla części aktowej. Stwarza to możliwość dopisywania kolejnych jednostek, gdyby takie – w czasie kolejnych prac porządkowych – były odnajdywane lub trafiły do archiwum drogą darów lub zakupów.
Po uporządkowaniu i zinwentaryzowaniu akt klasztornych opracowany został rozsyp aktowy. Wyodrębniono w nim szereg akt o treści ogólnej oraz znaczną część materiałów dotyczących poszczególnych wsi klasztornych. Te zostały ułożone w porządku alfabetycznym, wg polskich nazw miejscowości. W ramach tych miejscowości najpierw wyodrębnione zostały akta o nadanych tytułach w archiwum klasztornym, następnie luźna dokumentacja, którą zebrano w ogólne grupy, zatytułowane ?Akta gminy?? Wszystkim tym materiałom nadano kolejne sygnatury ciągłe. W rozsypie została odnaleziona korespondencja związana z wieloletnim proboszczem Wolfgangiem Anterem, zm. w 1906 r. Jednostka została umieszczona na końcu zespołu.
[1] Por. inwentarz zasobu, sygn. 1., gdzie odpowiednia uwaga.
[2] W. Bochnak uważa, że najwcześniejsza konfirmacja miała miejsce dopiero 29 X 1321 r. przez biskupa Wilhelma II, por. W. Bochnak, op. cit., s. 174.
[3] Najstarszy to dokument Hansa Caspar i Mikołaja von Salza z 1492 r., sygn. 24.
[4] Dokument burmistrza, rady, sędziów i ławników, sygn. 7.
[5] Np. Melchior Billa, nuncjusz w 1570 r., sygn. 80.
[6] Np. Honoriusz, bp tytularny sabiny i inni biskupimz dokumentu z 13 IX 1500 r., sygn. 31.
[7] Od 1635 r., gdy na mocy pokoju praskiego cesarz Ferdynand II odstąpił Łuzyce janowi Jerzemu I, kurfürstowi saskiemu, zachowana kopia traktatu, sygn. 104.
[8] Imiona i nazwiska ksień zostały podane w oparciu o pracę W. Bochnak, op. cit., s. 200 ? 257.
[9] Była nią Urszula Nas, ksieni w latach 1565 ? 1595.
[10] Por. dokument Hieronima von Nostitz, starosty zgorzeleckiego z 1563 r., sygn. 75.
[11] Są to akta szyte, z pieczęcią opłatkową i planem sytuacyjnym, sygn. 400.
[12] AP Wrocław, inwentarz archiwalny nr 66/I, por. Archiwum Państwowe we Wrocławiu. Przewodnik po zasobie archiwalnym do 1945 roku, pod redakcją Andrzeja Derenia i Rościsława Żerelika, Wrocław 1996, s. 284, nr 740.
[13] Sygn. 375 ? 397.
[14] P. Stefaniak, op. cit., s. 136.
[15] St. Rospond, Słownik nazw geograficznych Polski zachodniej i Północnej, Wrocław ? Warszawa 1951, część niemiecko ? polska i polsko ? niemiecka.
Opracował: dr Roman Stelmach, Państwowe Archiwum we Wrocławiu.